Un no-show, c'est en moyenne une table de 2 à 4 couverts qui ne vient pas, sans prévenir. Sur un service chargé, c'est du chiffre d'affaires perdu et des tables que vous auriez pu attribuer à d'autres clients. La bonne nouvelle : la majorité des no-shows sont évitables. Et la solution, c'est l'automatisation des communications autour de chaque réservation.
La confirmation immédiate : le premier signal de sérieux
Dès qu'un client réserve via Bookfor, il reçoit automatiquement un email de confirmation. Ce message remplit plusieurs fonctions :
Rassurer le client : sa réservation est bien enregistrée, il ne risque pas de se présenter pour rien
Transmettre toutes les informations utiles : date, heure, nombre de couverts, adresse, conditions d'annulation
Proposer un lien de gestion pour modifier ou annuler sans avoir à appeler
Cette confirmation réduit également les appels entrants de clients qui veulent « vérifier que la réservation est bien prise en compte ».
Le rappel automatique : l'arme anti no-show la plus efficace
Un client réserve un mardi pour le vendredi. Entre les deux, la vie continue et il peut oublier. Un simple rappel par SMS ou email 24 à 48h avant le service suffit dans la majorité des cas à :
Éviter l'oubli pur et simple
Inciter le client à prévenir s'il ne peut finalement pas venir
Vous permettre de libérer la table à temps pour la proposer à quelqu'un d'autre
Bookfor envoie ce rappel automatiquement, sans que vous ayez à vous en préoccuper.
Le self-service client : modifier ou annuler sans vous appeler
C'est peut-être la fonctionnalité la plus sous-estimée. Chaque confirmation et chaque rappel envoyé par Bookfor contient un lien personnalisé qui permet au client de :
Modifier le nombre de couverts si le groupe s'agrandit ou se réduit
Changer l'horaire si ses plans évoluent
Annuler sa réservation sans avoir à décrocher son téléphone
Pour vous, cela signifie moins d'appels à gérer pendant le service, des annulations traitées en temps réel dans votre planning, et des tables libérées assez tôt pour être relouees.
Un impact direct sur votre chiffre d'affaires
Les restaurants qui mettent en place des rappels automatiques constatent une baisse sensible de leurs no-shows, souvent de l'ordre d'un tiers d'après les synthèses des éditeurs de solutions de réservation. Sur une année, c'est plusieurs dizaines de couverts récupérés, et autant de revenus préservés.
Ajoutez à cela la réduction du temps passé à gérer les modifications par téléphone, et l'impact global sur votre organisation devient significatif.
Comment Bookfor automatise toutes ces communications
Bookfor gère l'intégralité du cycle de communication autour de chaque réservation :
Email de confirmation immédiat à la réservation
Rappel automatique par email et SMS avant le service
Lien de self-service dans chaque message pour modifier ou annuler
Mise à jour instantanée de votre plan de salle en cas de modification ou d'annulation
Tout est paramétrable selon vos besoins : délai de rappel, contenu des messages, canaux utilisés (email, SMS ou les deux).